Ketika sebuah tanda tangan atau tulisan dalam dokumen dipersoalkan, langkah berikutnya biasanya adalah melakukan pemeriksaan untuk mengetahui apakah tulisan atau tanda tangan tersebut mendukung sumber yang sama dengan pembanding yang diketahui.
Namun, sebelum pemeriksaan dilakukan, ada satu persoalan praktis yang sering muncul: bahan dokumen yang tersedia hanya berupa fotokopi atau hasil scan.
Kondisi seperti ini cukup umum dalam penanganan perkara. Dokumen asli mungkin masih berada di tangan pihak lain, menjadi bagian dari berkas perkara, tersimpan di institusi tertentu, atau memang sudah tidak mudah diperoleh.
Baca juga: Batasan Usia Sah Menandatangani Dokumen Resmi
Lalu, apakah uji autentikasi dokumen tetap dapat dilakukan jika bahan yang tersedia hanya berupa copy atau scan?
Jawabannya perlu dilihat dari jenis pemeriksaan yang hendak dilakukan dan kualitas bahan yang tersedia.
Dokumen asli memberikan informasi yang lebih lengkap kepada pemeriksa. Pada tanda tangan atau tulisan, misalnya, pemeriksaan terhadap bahan asli memungkinkan pengamatan terhadap karakteristik yang tidak selalu dapat terlihat pada hasil reproduksi.
Baca juga: Budaya “Pinjam Nama” Untuk Pinjaman Online
Sementara itu, fotokopi dan scan pada dasarnya merupakan hasil reproduksi dari dokumen sebelumnya. Dalam proses reproduksi tersebut, sebagian informasi dapat berubah, berkurang, atau tidak lagi dapat diamati dengan tingkat ketelitian yang sama seperti pada dokumen asli.
Artinya, copy atau scan tidak selalu berarti pemeriksaan sama sekali tidak dapat dilakukan, tetapi hasil pemeriksaannya perlu ditempatkan sesuai dengan kondisi bahan yang tersedia.
Bagi pengacara, jaksa, notaris, maupun penegak hukum yang sedang menangani dokumen bermasalah, memahami perbedaan ini penting sejak awal. Jangan sampai pemeriksaan sudah diminta, tetapi bahan yang diberikan ternyata tidak memungkinkan pemeriksa menjawab pertanyaan yang sebenarnya dibutuhkan dalam perkara.
Baca juga: Bagaimana Negara Maju Menangani Pemalsuan Tanda Tangan?
Karena itu, sebelum menentukan apakah sebuah dokumen dapat diperiksa, yang perlu diperhatikan bukan hanya “ada dokumennya atau tidak”, tetapi juga dalam bentuk apa dokumen tersebut tersedia dan pemeriksaan seperti apa yang hendak dilakukan.
Uji Autentikasi Dokumen: Asli, Copy, dan Scan Tidak Memberikan Informasi yang Sama
Dalam uji autentikasi dokumen, bentuk bahan yang diterima pemeriksa menjadi salah satu hal yang perlu diperhatikan sejak awal.
Dokumen asli dan hasil reproduksi tidak memberikan informasi pemeriksaan yang sama.
Pada dokumen asli, pemeriksa dapat mengamati objek secara langsung. Untuk pemeriksaan tulisan atau tanda tangan, kondisi ini memungkinkan pengamatan terhadap karakteristik yang mungkin tidak lagi terlihat ketika dokumen sudah difotokopi atau dipindai.
Sebaliknya, ketika pemeriksa menerima fotokopi atau scan, yang diperiksa pada dasarnya adalah hasil reproduksi dari dokumen, bukan dokumen fisiknya secara langsung.
Perbedaan ini penting karena proses fotokopi, pemindaian, kompresi file, hingga proses pencetakan kembali dapat memengaruhi tampilan objek yang akan dianalisis.
Misalnya, detail kecil pada goresan tanda tangan yang terlihat pada dokumen asli dapat menjadi kurang jelas pada hasil scan dengan resolusi rendah. Begitu pula karakteristik tertentu yang berkaitan dengan kualitas garis dapat berubah ketika sebuah dokumen berkali-kali direproduksi.
Karena itu, bentuk bahan pemeriksaan akan menentukan seberapa jauh pemeriksa dapat melakukan analisis.
Copy atau Scan Bukan Berarti Otomatis Tidak Bisa Diperiksa
Dalam praktiknya, situasi tidak selalu ideal.
Seorang pengacara bisa saja hanya memiliki salinan dokumen karena dokumen asli masih berada pada pihak lawan. Penyidik mungkin memperoleh dokumen dalam bentuk hasil scan. Atau sebuah dokumen lama sudah tersimpan dalam arsip digital dan versi fisiknya sulit ditemukan.
Dalam kondisi seperti ini, bukan berarti bahan tersebut otomatis tidak memiliki nilai untuk pemeriksaan.
Copy atau scan masih dapat digunakan untuk pemeriksaan tertentu, sepanjang kualitas bahan memungkinkan dan jenis pertanyaan yang hendak dijawab memang dapat dianalisis dari bahan tersebut.
Namun, hasil pemeriksaan harus disesuaikan dengan keterbatasan objek.
Pemeriksa tidak seharusnya memperlakukan scan beresolusi rendah seolah-olah memiliki informasi yang sama dengan dokumen asli. Begitu pula fotokopi yang sudah mengalami beberapa kali reproduksi tidak dapat diasumsikan memiliki seluruh karakteristik yang terdapat pada sumber aslinya.
Inilah alasan mengapa sejak awal pemeriksa perlu mengetahui asal bahan, bentuk dokumen, kualitas reproduksi, serta riwayat dokumen apabila informasi tersebut tersedia.
Ada Informasi yang Hilang Ketika Dokumen Direproduksi
Bayangkan sebuah tanda tangan yang pada dokumen aslinya memiliki goresan yang sangat halus.
Ketika dokumen tersebut dipindai dengan kualitas baik, sebagian besar karakteristik visual mungkin masih dapat terlihat.
Namun, apabila hasilnya kemudian dikompresi, dikirim melalui aplikasi pesan, diubah ukurannya, lalu dicetak kembali dan dipindai sekali lagi, kualitas informasi yang tersedia dapat semakin berkurang.
Pada tahap tertentu, pemeriksa mungkin masih dapat melihat bentuk umum tanda tangan, tetapi tidak lagi dapat mengamati detail tertentu dengan tingkat ketelitian yang sama.
Ini bukan sekadar persoalan gambar terlihat jelas atau buram.
Dalam pemeriksaan tulisan dan tanda tangan, kualitas informasi yang tersedia akan memengaruhi jenis analisis yang dapat dilakukan dan tingkat keyakinan terhadap kesimpulan yang dapat diberikan.
Karena itu, semakin dekat bahan yang diperiksa dengan sumber aslinya, semakin banyak informasi yang pada prinsipnya dapat tersedia bagi pemeriksa.
Dokumen Asli Memberikan Ruang Pemeriksaan yang Lebih Lengkap
Ketika dokumen asli tersedia, pemeriksa memiliki objek yang lebih lengkap untuk dianalisis.
Dalam pemeriksaan tanda tangan, misalnya, pemeriksa dapat melakukan pengamatan secara langsung terhadap karakteristik tulisan dan tanda tangan pada dokumen tersebut.
Pada kondisi tertentu, penggunaan perangkat seperti digital microscope juga dapat membantu pengamatan terhadap detail tertentu yang tidak cukup terlihat dengan mata biasa.
Selain itu, perangkat lunak pengukuran atau metode analisis tertentu dapat digunakan sesuai kebutuhan pemeriksaan.
Teknologi tersebut bukan untuk menggantikan penilaian pemeriksa.
Fungsinya adalah membantu memperoleh informasi yang lebih terukur dan mendukung proses analisis terhadap karakteristik yang relevan.
Inilah salah satu alasan mengapa dokumen asli sebaiknya dipertahankan dan diserahkan kepada pemeriksa apabila memang tersedia dan memungkinkan untuk diperiksa.
Bagaimana Jika Dokumen Asli Tidak Ada?
Situasi ini cukup sering terjadi dalam perkara.
Dokumen asli mungkin berada pada pihak lain, sudah menjadi barang bukti, tersimpan dalam arsip institusi, atau belum dapat diperoleh ketika pemeriksaan awal diperlukan.
Dalam kondisi tersebut, pemeriksaan dapat dimulai dari bahan yang tersedia.
Namun, sejak awal perlu disampaikan kepada pemeriksa bahwa bahan yang diberikan merupakan copy atau scan, bukan dokumen asli.
Informasi tersebut penting agar ruang lingkup pemeriksaan dapat ditentukan secara realistis.
Pemeriksa kemudian dapat menilai apakah kualitas bahan yang tersedia masih memadai untuk menjawab pertanyaan pemeriksaan tertentu.
Apabila ternyata bahan tersebut terlalu terbatas, pemeriksaan lanjutan dapat memerlukan dokumen asli atau bahan lain yang lebih baik.
Dengan pendekatan seperti ini, pemeriksaan tidak dipaksakan untuk menghasilkan kesimpulan yang sebenarnya tidak didukung oleh kualitas objek.
Untuk Pengacara, Persoalannya Bukan Sekadar “Ada Dokumen”
Dalam penanganan perkara, sering kali perhatian pertama tertuju pada isi dokumen.
Namun, ketika dokumen tersebut akan diperiksa secara forensik, bentuk dan kondisi dokumen juga menjadi bagian penting dari informasi awal.
Sebelum mengirimkan bahan untuk uji autentikasi dokumen, ada baiknya informasi berikut disampaikan:
- apakah dokumen yang tersedia merupakan asli, fotokopi, atau scan;
- bagaimana dokumen tersebut diperoleh;
- apakah masih terdapat dokumen asli;
- berapa kali dokumen kemungkinan telah direproduksi;
- serta bagian mana yang secara khusus dipersoalkan.
Informasi tersebut membantu pemeriksa menentukan pendekatan yang sesuai.
Hal ini juga menghindarkan ekspektasi yang keliru sejak awal. Jangan sampai pemeriksaan diminta untuk menjawab sesuatu yang secara teknis tidak dapat ditentukan dari bahan yang tersedia.
Fokus Pemeriksaan Tetap Harus Jelas
Satu hal yang tidak kalah penting adalah membedakan antara pemeriksaan tanda tangan atau tulisan dengan pemeriksaan seluruh elemen dokumen.
Misalnya, seseorang mempertanyakan sebuah surat karena diduga palsu.
Ada kemungkinan persoalannya terletak pada tanda tangan. Tetapi bisa juga persoalannya berkaitan dengan kop surat, nomor surat, cap, tinta, isi dokumen, atau asal penerbitan.
Tidak semua persoalan tersebut dapat dijawab melalui pemeriksaan grafonomi.
Jika yang hendak diketahui adalah apakah tanda tangan pada dokumen mendukung sumber yang sama dengan tanda tangan pembanding, maka objek pemeriksaannya adalah tulisan atau tanda tangan tersebut.
Sementara elemen lain pada dokumen dapat membutuhkan metode pemeriksaan yang berbeda.
Dengan menentukan fokus sejak awal, hasil pemeriksaan akan lebih relevan dengan kebutuhan perkara.
Semakin Baik Bahannya, Semakin Banyak yang Dapat Dianalisis
Pada akhirnya, pilihan antara dokumen asli, copy, atau scan bukan sekadar persoalan administratif.
Bentuk bahan menentukan informasi apa yang masih tersedia bagi pemeriksa.
Dokumen asli pada umumnya memberikan ruang pemeriksaan yang paling lengkap.
Copy atau scan masih dapat diperiksa pada kondisi tertentu, tetapi kualitas dan karakteristik reproduksinya perlu diperhitungkan.
Karena itu, apabila dokumen asli tersedia, bahan tersebut sebaiknya diprioritaskan untuk pemeriksaan. Jika yang tersedia baru berupa scan atau copy, bahan tersebut tetap dapat dikonsultasikan terlebih dahulu agar dapat dinilai apakah pemeriksaan masih memungkinkan dan sejauh mana kesimpulan dapat diberikan.
Pendekatan seperti ini lebih realistis: bukan memaksakan sebuah kesimpulan dari bahan yang terbatas, tetapi menyesuaikan pemeriksaan dengan informasi yang memang tersedia.
Ketelitian Pemeriksaan Dimulai dari Kualitas Bahan
Dalam pemeriksaan keaslian tulisan atau tanda tangan, kualitas bahan bukan sekadar persoalan teknis. Bahan pemeriksaan menentukan informasi apa yang dapat diamati dan seberapa jauh pemeriksa dapat melakukan analisis.
Karena itu, pemeriksaan yang baik tidak seharusnya dimulai dari keinginan untuk mendapatkan kesimpulan tertentu, melainkan dari penilaian terhadap objek dan informasi yang benar-benar tersedia.
Ketika dokumen asli tersedia, pemeriksa memiliki objek yang lebih lengkap. Ketika hanya tersedia copy atau scan, pemeriksa perlu bekerja dengan informasi yang telah melalui proses reproduksi.
Perbedaan tersebut harus diperhitungkan sejak awal.
Inilah mengapa dalam pemeriksaan profesional, keterbatasan bahan bukan sesuatu yang perlu disembunyikan. Justru keterbatasan tersebut perlu dikenali agar kesimpulan yang diberikan tetap berada dalam batas informasi yang dapat dipertanggungjawabkan.
Tidak Semua Perbedaan pada Scan Berarti Perbedaan pada Tanda Tangan
Salah satu hal yang perlu diwaspadai adalah membandingkan dua tanda tangan hanya berdasarkan tampilan visual dari file digital.
Perbedaan kualitas scan, resolusi, ukuran gambar, tingkat kompresi, hingga proses pencetakan ulang dapat membuat karakteristik tertentu tampak berbeda.
Jika hal tersebut tidak diperhitungkan, perbedaan yang sebenarnya berasal dari proses reproduksi dapat keliru dianggap sebagai perbedaan pada tanda tangan.
Sebaliknya, gambar yang terlihat sangat mirip juga belum tentu memberikan informasi yang cukup untuk menyimpulkan bahwa tanda tangan berasal dari sumber yang sama.
Karena itu, pemeriksaan tidak seharusnya hanya bertumpu pada kesan visual.
Yang menjadi perhatian adalah karakteristik yang dapat diamati dari bahan yang tersedia dan bagaimana karakteristik tersebut dibandingkan dengan bahan pembanding yang relevan.
Teknologi Membantu Pemeriksaan, Tetapi Bukan Pengganti Analisis
Dalam kondisi tertentu, pemeriksaan dapat menggunakan teknologi pendukung seperti digital microscope, perangkat lunak pengukuran, atau aplikasi analisis lainnya.
Perangkat tersebut dapat membantu pemeriksa mengamati atau mengukur karakteristik tertentu secara lebih terstruktur.
Namun, teknologi bukanlah jawaban otomatis terhadap persoalan autentikasi.
Kualitas hasil tetap bergantung pada objek yang diperiksa, bahan pembanding, metode yang digunakan, serta interpretasi terhadap temuan yang diperoleh.
Dengan kata lain, scan beresolusi tinggi tidak otomatis membuat pemeriksaan setara dengan dokumen asli, sebagaimana penggunaan alat berteknologi tinggi juga tidak otomatis membuat suatu kesimpulan menjadi benar.
Teknologi berfungsi sebagai bagian dari proses pemeriksaan, bukan sebagai pengganti proses analisis.
Pemeriksaan yang Baik Juga Harus Mengenali Batasnya
Ada kondisi ketika bahan yang tersedia cukup untuk pemeriksaan.
Ada pula kondisi ketika bahan tersebut hanya memungkinkan pemeriksaan terbatas.
Bahkan dalam situasi tertentu, pemeriksa dapat menyimpulkan bahwa bahan yang tersedia belum cukup untuk menjawab pertanyaan yang diajukan secara meyakinkan.
Hal tersebut bukan berarti pemeriksaan gagal.
Justru kemampuan untuk mengatakan “informasi yang tersedia belum cukup” merupakan bagian penting dari pemeriksaan yang objektif.
Sebuah laporan yang baik tidak seharusnya memaksakan kesimpulan hanya karena pihak yang meminta pemeriksaan menginginkan jawaban tertentu.
Kesimpulan harus mengikuti apa yang dapat ditunjukkan oleh bahan pemeriksaan.
Dari Sisi Praktis, Konsultasikan Bahan Sebelum Mengirim Dokumen
Bagi pengacara atau penegak hukum, langkah yang paling efisien sering kali bukan langsung mengirimkan dokumen untuk pemeriksaan penuh.
Jika yang tersedia baru berupa scan atau copy, bahan tersebut dapat dikonsultasikan terlebih dahulu.
Pemeriksa dapat menilai kondisi objek, memahami persoalan yang hendak diuji, dan menentukan apakah bahan yang tersedia cukup untuk tahap pemeriksaan berikutnya.
Jika ternyata dibutuhkan dokumen asli, kebutuhan tersebut dapat diketahui sejak awal.
Pendekatan ini dapat menghemat waktu sekaligus mencegah pemeriksaan dilakukan dengan ekspektasi yang tidak sesuai dengan kondisi bahan.
Ketika Pengacara Baru Memiliki Scan Dokumen
Bayangkan seorang pengacara sedang menangani perkara yang mempermasalahkan sebuah perjanjian.
Salah satu pihak menyangkal tanda tangan yang terdapat di dalam perjanjian tersebut. Masalahnya, dokumen yang saat ini berada di tangan pengacara hanya berupa hasil scan.
Dalam situasi seperti ini, pemeriksaan tidak harus langsung dihentikan hanya karena dokumen asli belum tersedia.
Scan tersebut dapat terlebih dahulu dikonsultasikan kepada pemeriksa untuk melihat kondisi bahan dan kemungkinan pemeriksaan yang dapat dilakukan.
Dari bahan tersebut dapat dinilai apakah kualitas gambar cukup untuk mengamati karakteristik tanda tangan, apakah resolusinya memadai, dan apakah terdapat indikasi reproduksi yang terlalu banyak sehingga informasi penting sudah hilang.
Hasil penilaian awal ini kemudian menentukan langkah berikutnya.
Jika bahan masih memungkinkan untuk dianalisis, pemeriksaan tertentu dapat dilakukan dengan batasan yang disesuaikan dengan kualitas objek. Namun, apabila informasi yang tersedia terlalu terbatas, pemeriksa dapat merekomendasikan agar dokumen asli diperoleh sebelum pemeriksaan dilanjutkan lebih jauh.
Dengan demikian, scan dapat menjadi bahan awal untuk konsultasi dan penilaian kelayakan pemeriksaan, tetapi tidak selalu dapat menggantikan dokumen asli.
Contoh Lain: Dokumen Asli Berada di Pihak Lawan
Situasi lain bisa terjadi ketika dokumen asli berada pada pihak lawan atau tersimpan di sebuah institusi.
Pengacara mungkin hanya memiliki salinan karena dokumen tersebut belum dapat diperoleh secara langsung.
Dalam kondisi seperti ini, salinan tetap dapat digunakan untuk memahami persoalan dan melakukan penilaian awal terhadap objek yang dipersoalkan.
Misalnya, dari salinan tersebut terlihat bahwa terdapat tanda tangan yang secara visual berbeda dari tanda tangan pembanding.
Namun, pemeriksa tidak seharusnya langsung menjadikan perbedaan visual tersebut sebagai dasar untuk menyimpulkan bahwa tanda tangan tersebut palsu.
Perbedaan tersebut perlu dianalisis dengan mempertimbangkan karakteristik tulisan, variasi alami, kualitas reproduksi, serta bahan pembanding yang tersedia.
Jika salinan tidak memberikan informasi yang cukup, dokumen asli menjadi bahan yang lebih penting untuk pemeriksaan lanjutan.
Pendekatan ini memberikan keuntungan bagi pengacara karena proses tidak harus menunggu tanpa arah. Bahan yang tersedia dapat dinilai terlebih dahulu, kemudian kebutuhan terhadap dokumen asli dapat ditentukan berdasarkan kebutuhan pemeriksaan.
Bagaimana dengan Scan yang Sangat Jelas?
Kualitas scan memang dapat sangat baik.
Sebuah dokumen yang dipindai dengan resolusi tinggi bahkan dapat terlihat sangat jelas ketika dibuka pada layar komputer.
Namun, kejernihan visual tidak otomatis berarti scan memiliki seluruh informasi yang terdapat pada dokumen asli.
Scan tetap merupakan representasi digital dari dokumen fisik.
Ada karakteristik tertentu yang mungkin dapat diamati melalui gambar digital, tetapi ada pula karakteristik fisik yang hanya dapat dinilai dengan lebih baik melalui dokumen aslinya.
Karena itu, “scan-nya jelas” dan “informasinya setara dengan dokumen asli” adalah dua hal yang berbeda.
Ini merupakan perbedaan yang penting untuk dipahami sebelum dokumen dikirimkan untuk pemeriksaan.
Jangan Mengedit atau Mengolah Dokumen Sebelum Diperiksa
Ada satu hal praktis lain yang perlu diperhatikan ketika menggunakan bahan digital.
Jika dokumen akan digunakan sebagai bahan pemeriksaan, sebaiknya file asli yang diterima dipertahankan.
Hindari melakukan perubahan seperti memotong bagian tertentu, mengubah ukuran secara berlebihan, meningkatkan ketajaman dengan aplikasi tertentu, mengubah format file, atau melakukan manipulasi gambar sebelum bahan diberikan kepada pemeriksa.
Pengolahan tersebut dapat mengubah karakteristik visual dari objek yang hendak dianalisis.
Jika memang diperlukan penyesuaian untuk kebutuhan tampilan, sebaiknya file sumber tetap disimpan dan diberikan bersama versi olahannya.
Dengan demikian, pemeriksa masih dapat mengetahui seperti apa kondisi file yang sebenarnya diterima.
Bahan Pembanding Juga Tidak Kalah Penting
Persoalan bahan bukan hanya berlaku untuk dokumen yang dipersoalkan.
Dalam pemeriksaan tanda tangan, bahan pembanding memiliki peran yang sangat penting.
Misalnya, tersedia satu tanda tangan yang dipersoalkan dalam sebuah perjanjian, tetapi hanya ada satu tanda tangan pembanding dari orang yang bersangkutan.
Pemeriksa perlu menilai apakah pembanding tersebut cukup relevan untuk digunakan.
Bahan pembanding yang lebih banyak dan memiliki sumber yang jelas dapat memberikan gambaran yang lebih baik mengenai variasi alami tanda tangan seseorang.
Karena itu, apabila seorang pengacara hendak mengirimkan bahan untuk pemeriksaan, sebaiknya bukan hanya dokumen yang dipersoalkan yang disiapkan.
Bahan pembanding juga perlu dikumpulkan dan dipastikan sumbernya.
Semakin lengkap informasi yang tersedia, semakin baik pemeriksa dapat menentukan pendekatan pemeriksaan yang sesuai.
Dari Scan ke Dokumen Asli: Kapan Harus Dilanjutkan?
Tidak semua pemeriksaan harus langsung dimulai dengan dokumen asli.
Dalam kondisi tertentu, bahan digital dapat digunakan sebagai tahap awal untuk menilai kelayakan pemeriksaan.
Namun, ketika hasil penilaian menunjukkan bahwa terdapat karakteristik yang membutuhkan pengamatan terhadap objek asli, dokumen fisik menjadi penting.
Alurnya dapat sederhana:
Scan atau copy → penilaian awal → pemeriksaan kelayakan → penentuan kebutuhan bahan asli → pemeriksaan lebih lanjut.
Pendekatan seperti ini lebih efisien dibandingkan langsung menyimpulkan bahwa semua scan tidak dapat diperiksa atau sebaliknya menganggap semua scan memiliki kualitas yang sama dengan dokumen asli.
Setiap bahan perlu dilihat berdasarkan kondisinya.
Yang Perlu Disiapkan Sebelum Mengirim Dokumen
Bagi pengacara atau penegak hukum yang akan meminta uji autentikasi dokumen, beberapa informasi dasar sebaiknya disiapkan sejak awal:
- Dokumen yang dipersoalkan
Tandai bagian yang menjadi fokus pemeriksaan, misalnya tanda tangan atau tulisan tertentu. - Bentuk dokumen
Jelaskan apakah yang tersedia berupa asli, fotokopi, scan, foto, atau bentuk reproduksi lainnya. - Bahan pembanding
Siapkan dokumen atau tanda tangan pembanding yang diketahui sumbernya. - Informasi sumber dokumen
Jelaskan dari mana dokumen diperoleh dan, jika diketahui, bagaimana riwayat penyimpanannya. - Tujuan pemeriksaan
Sampaikan pertanyaan yang ingin dijawab melalui pemeriksaan. - File asli
Jika bahan berupa file digital, pertahankan file sebagaimana pertama kali diterima dan hindari menghapus versi aslinya.
Persiapan ini terlihat sederhana, tetapi dapat membantu pemeriksa menentukan apakah bahan yang tersedia sudah cukup atau masih membutuhkan dokumen tambahan.
Pada akhirnya, dokumen asli memang menjadi bahan yang paling ideal ketika tersedia. Namun, ketiadaan dokumen asli tidak selalu berarti seluruh proses harus berhenti. Yang menentukan adalah jenis pemeriksaan, kondisi bahan, dan informasi yang masih dapat diperoleh dari objek tersebut.
Bukan Sekadar Asli atau Scan
Pada akhirnya, persoalan uji autentikasi dokumen tidak sesederhana memilih antara “asli” atau “scan”.
Dokumen asli memang memberikan kondisi pemeriksaan yang lebih lengkap dan sebaiknya digunakan apabila tersedia.
Namun, copy atau scan masih dapat memiliki kegunaan dalam kondisi tertentu, terutama untuk penilaian awal atau pemeriksaan yang memang dapat dilakukan berdasarkan informasi digital yang tersedia.
Yang perlu dihindari adalah dua asumsi yang sama-sama terlalu sederhana:
“Scan tidak bisa diperiksa sama sekali.”
atau
“Scan yang jelas pasti sama dengan dokumen asli.”
Keduanya tidak selalu tepat.
Penilaian harus dilakukan berdasarkan objek, kualitas bahan, jenis pemeriksaan, bahan pembanding, serta pertanyaan yang hendak dijawab.
Di sinilah pentingnya menentukan ruang lingkup pemeriksaan sejak awal.
Ketika pertanyaannya jelas dan bahan yang tersedia dipahami dengan baik, pemeriksaan dapat diarahkan pada hal yang memang dapat dianalisis secara objektif.
Dan ketika bahan belum memadai, kekurangannya dapat diketahui sebelum pemeriksaan dilakukan lebih jauh.
Pendekatan seperti ini membuat hasil pemeriksaan tidak sekadar memberikan kesimpulan, tetapi juga menunjukkan batas informasi yang menjadi dasar dari kesimpulan tersebut.
Kesimpulan
Dalam uji autentikasi dokumen, bentuk bahan yang diberikan kepada pemeriksa merupakan bagian penting dari proses pemeriksaan.
Dokumen asli pada umumnya memberikan informasi yang lebih lengkap karena pemeriksa dapat mengamati objek secara langsung. Sementara itu, copy dan scan merupakan hasil reproduksi yang mungkin tidak lagi menyimpan seluruh karakteristik dari dokumen sumber.
Namun, hal tersebut tidak berarti setiap copy atau scan otomatis tidak dapat diperiksa.
Bahan reproduksi masih dapat digunakan dalam kondisi tertentu, terutama untuk penilaian awal atau pemeriksaan yang memang dapat dilakukan berdasarkan informasi yang tersedia. Yang perlu diperhatikan adalah kualitas bahan, jenis objek yang diperiksa, bahan pembanding, serta pertanyaan yang ingin dijawab.
Karena itu, apabila dokumen asli tersedia, sebaiknya dokumen tersebut diprioritaskan untuk pemeriksaan. Jika yang tersedia baru berupa copy atau scan, bahan tersebut tetap dapat dikonsultasikan terlebih dahulu untuk mengetahui apakah pemeriksaan memungkinkan dan sejauh mana hasilnya dapat diberikan.
Pada akhirnya, pemeriksaan yang baik bukan tentang memaksakan sebuah kesimpulan dari bahan yang terbatas.
Yang lebih penting adalah memastikan bahwa kesimpulan yang diberikan sesuai dengan informasi yang benar-benar dapat diperoleh dari objek pemeriksaan.
Membutuhkan Uji Autentikasi Dokumen?
Jika Anda sedang menangani perkara yang melibatkan dugaan pemalsuan atau penyangkalan tulisan maupun tanda tangan, Anda tidak perlu menunggu sampai seluruh dokumen lengkap untuk mendapatkan gambaran awal mengenai kebutuhan pemeriksaan.
Anda dapat mengonsultasikan dokumen yang tersedia terlebih dahulu kepada Grafonomi Indonesia.
Kami dapat membantu menilai ruang lingkup pemeriksaan tulisan dan tanda tangan, termasuk ketika bahan yang tersedia masih berupa copy atau scan.
Jika pemeriksaan dapat dilakukan, proses selanjutnya dapat diarahkan sesuai kebutuhan perkara. Jika bahan yang tersedia belum memadai, kebutuhan terhadap dokumen atau pembanding tambahan dapat diketahui sejak awal.
Konsultasikan dokumen yang Anda miliki kepada Grafonomi Indonesia untuk mengetahui langkah pemeriksaan yang tepat.
