Banyak permintaan pemeriksaan dokumen datang dalam bentuk yang sama: satu amplop berisi dokumen, dan satu surat pengantar yang pendek. Dokumennya jelas. Yang sering menentukan hasil justru surat pengantar itu, karena di sanalah terlihat apa yang dipertanyakan, bahan apa yang menyertai, dan apa saja yang ikut terbawa tanpa disadari.
Pengiriman Uji Keaslian dokumen menuntut dua hal yang sama pentingnya: informasi yang harus disertakan, dan informasi yang harus dihindari. Keterangan yang kurang dapat membuat pemeriksaan tertunda atau kesimpulannya dibatasi. Keterangan yang berlebihan, misalnya hasil yang diharapkan atau dugaan tentang pelaku, dapat memengaruhi penilaian tanpa disadari siapa pun.
Di bawah, keterangan itu disusun menurut urutan yang lazim dikerjakan pemeriksa saat berkas tiba, diikuti hal yang sebaiknya dibiarkan di luar amplop.
Baca juga: Tanda Tangan Tidak Konsisten: Apa Langkah Hukum yang Bisa Diambil?
Lembaga Forensik di Berbagai Negara Memulai dari Berkas
Panduan pengiriman dokumen dari beberapa lembaga forensik luar negeri memuat ketentuan yang hampir seragam. Menurut buletin Bureau of Forensic Services di California, dokumen asli yang dipersoalkan dikumpulkan bila memungkinkan, tidak boleh ditandai, baik dokumennya maupun kemasannya, dan dokumen yang dipersoalkan harus dikemas terpisah dari pembandingnya, lalu dikirim bersama formulir pengajuan bukti. FDLE di Florida menyebut dokumen asli sebagai bukti terbaik, sementara salinan mesin tetap dapat diperiksa asalkan yang dikirim berkualitas terbaik, dan media penyimpanan yang memuat gambar digital dikirim sebagai bukti. Untuk pembanding, panduan Questioned Documents Unit FBI meminta tulisan sejenis (tulisan sambung dengan sambung, huruf cetak kapital dengan kapital, pensil dengan pensil), mengingatkan agar penulis pembanding tidak melihat tulisan yang dipersoalkan, dan menekankan bahwa pembanding yang tidak didiktekan harus sezaman. Pada salinan, pedoman SWGDOC meminta pemeriksa menilai apakah resolusinya memadai, dan bila tidak, meminta dokumen asli atau salinan yang lebih baik. Semua ini panduan lembaga di negara lain, bukan ketentuan Indonesia, tetapi arahnya konsisten: kualitas pemeriksaan sangat ditentukan oleh cara berkas disiapkan sebelum sampai ke pemeriksa.
Informasi yang Menyertai Dokumen Bisa Ikut Menggeser Penilaian
Ada satu hal lain yang ikut terbawa bersama berkas, yaitu keterangan tentang perkaranya. Sebuah disertasi di Universitas Otago mencatat kekhawatiran bahwa pemeriksa dapat rentan terhadap bias kontekstual, yaitu terpengaruh informasi yang tidak relevan dengan pemeriksaan, dan bahwa gejala ini telah ditunjukkan di banyak disiplin forensik. Sebuah ulasan dari Expert Institute menyebut pelatihan yang baik saja tidak melindungi pemeriksa dari informasi yang menggiring, dan menyarankan pengacara menyepakati lebih dulu informasi apa yang relevan sebelum bekerja sama dengan pemeriksa.
Ini bukan tuduhan bahwa pengirim berniat menggiring. Pengaruh semacam ini biasanya tidak disadari oleh siapa pun. Karena itu, para peneliti membahas cara mengelola informasi, misalnya dengan menyaring keterangan lewat pihak perantara, membuka informasi secara bertahap, atau memeriksa ulang tanpa pengetahuan awal, seperti dirangkum dalam proyek riset NIJ.
Baca juga: Pemeriksaan Tanda Tangan Palsu: Seberapa Akurat Grafonomi?
Dokumen Untuk Uji Keaslian Dokumen Boleh Dikirim Sebelum Pembandingnya Lengkap
Satu keringanan patut diketahui. Menurut FDLE, dokumen tetap dapat dikirim ketika pembanding belum tersedia, karena tulisan pada dokumen dapat dinilai kelayakannya untuk dibandingkan nanti. Dengan begitu, menunda pengiriman sampai semua bahan lengkap tidak selalu perlu, dan bahan yang paling rentan hilang, yaitu dokumen asli, dapat diamankan lebih dulu.
Tiga Hal yang Dicek Lebih Dulu: Utuh, Jelas, dan Cukup
Saat berkas tiba, pemeriksa umumnya memulai dari tiga pertanyaan sederhana. Apakah dokumennya utuh dan dalam bentuk yang paling asli yang tersedia? Apakah permintaannya jelas, yaitu bagian mana yang dipersoalkan dan apa yang ditanyakan? Dan apakah ada pembanding yang cukup, atau setidaknya jelas bagaimana pembanding akan diperoleh? Pedoman SWGDOC untuk salinan memuat logika yang sama: bila resolusi tidak memadai, pemeriksa diminta lebih dulu mengajukan permintaan dokumen asli atau salinan yang lebih baik, sebelum menilai apa pun.
Surat pengantar yang baik menjawab ketiganya sebelum pemeriksa harus bertanya. Itulah yang dimaksud mempercepat tanpa mengorbankan ketelitian.
Baca juga: Jenis Pemalsuan Tanda Tangan: Sebelum Menyebut Palsu, Kenali Faktanya.
Keterangan tentang Dokumen: Enam Hal yang Perlu Terjawab
Enam keterangan berikut lazim dibutuhkan, dan hampir semuanya bisa ditulis dalam beberapa baris:
- Jenis dokumen dan halamannya. Misalnya perjanjian sewa tiga halaman, lengkap dengan jumlah halaman.
- Bagian yang dipersoalkan. Tanda tangan di halaman berapa, atau tulisan di baris mana, bukan “dokumen ini”.
- Tanggal pembuatan atau penandatanganan, sebagaimana tertera dan sebagaimana diketahui.
- Dari mana dokumen diperoleh dan siapa yang menyerahkannya.
- Siapa saja yang pernah memegang, sejak kapan, dan di mana disimpan.
- Kondisi saat ini: asli atau salinan, pernah dilipat, dilaminasi, difotokopi, atau diberi catatan.
Poin keempat dan kelima sering terasa remeh pada hari pertama. Namun asal-usul bahan itu yang kelak ditanyakan bila ada pihak yang mempersoalkan laporan.
Keterangan tentang Pembanding: Sejenis, Sezaman, dan Jelas Asal-Usulnya
Pembanding adalah tulisan atau tanda tangan yang diketahui asli, dan pedoman luar negeri memuat beberapa ketentuan praktis. Menurut panduan Questioned Documents Unit FBI, pembanding sebaiknya sejenis: tulisan sambung dibandingkan dengan tulisan sambung, huruf cetak kapital dengan kapital, dan pensil dengan pensil. Pembanding yang tidak didiktekan, yaitu yang sudah ada pada dokumen lain, harus sezaman dengan dokumen yang dipersoalkan. Bila pembanding diminta ditulis ulang, penulisnya tidak boleh melihat tulisan yang dipersoalkan, dan kertas yang dipakai sebaiknya serupa bentuknya.
Soal jumlah, panduan FBI tersebut menyebut setidaknya 25 contoh tanda tangan yang didiktekan, dan FDLE menyarankan 25 atau lebih untuk tanda tangan. Ini panduan masing-masing lembaga, bukan standar baku, dan angka itu berlaku untuk contoh yang ditulis atas permintaan, bukan untuk tanda tangan yang sudah ada pada dokumen lama. Kecukupan akhirnya ditentukan pemeriksa untuk kasus yang bersangkutan.
Yang paling berguna bagi pengirim: jelaskan asal tiap pembanding, yaitu dokumen apa, bertanggal kapan, dan bagaimana diperoleh. Pembanding yang asalnya tidak jelas dapat dipersoalkan keasliannya sendiri. Bila pembanding belum lengkap, dokumen tetap dapat dikirim lebih dulu, karena menurut FDLE kelayakan tulisannya dapat dinilai untuk dibandingkan kelak.
Surat Permintaan: Satu Pertanyaan, Satu Keperluan, Satu Kontak
Surat permintaan tidak perlu panjang. Yang paling berguna adalah satu pertanyaan yang netral, misalnya apakah tanda tangan pada halaman tertentu konsisten dengan pembanding terlampir. Pertanyaan semacam ini menandai wilayah pemeriksaan dengan tepat, tidak mengandaikan jawabannya, dan sesuai dengan batas bidang: yang diuji adalah tulisan dan tanda tangan, bukan kertas, tinta, atau cap.
Tiga keterangan administratif melengkapinya: keperluan secara umum, supaya format laporan sesuai, tenggat yang diinginkan, dan kontak yang dapat dihubungi. Keperluan cukup disebut garis besarnya, misalnya untuk kepentingan persidangan atau keperluan internal, tanpa rincian perkara yang tidak memengaruhi pemeriksaan.
Yang Harus Dihindari, dan Alasannya
Ada keterangan yang justru sebaiknya tidak ikut dikirim: hasil yang diharapkan, dugaan siapa pelakunya, pengakuan atau rekam jejak pihak tertentu, dan kesimpulan pemeriksa lain bila ini pemeriksaan awal. Alasannya bukan prasangka terhadap pengirim, melainkan hal yang sudah diteliti. Penelitian tentang bias kontekstual mencatat bahwa pemeriksa dapat terpengaruh informasi yang tidak relevan dengan pemeriksaan, dan menurut sebuah ulasan, pelatihan yang baik saja tidak melindungi pemeriksa dari informasi yang menggiring.
Karena itu, sebagian lembaga mengelola informasi dengan cara tertentu: perantara yang menyaring keterangan, pembukaan informasi secara bertahap, dan pemeriksaan ulang oleh pemeriksa yang tidak mengetahui informasi awal.
Garis pembedanya sederhana. Keterangan tentang bahan, yaitu apa, kapan, dari mana, dan bagaimana kondisinya, diperlukan. Keterangan tentang siapa yang diduga bersalah dan apa yang diharapkan dari hasil tidak diperlukan.
Mengemas dan Mengirim
Beberapa praktik lembaga luar negeri patut ditiru. Dokumen asli dan pembanding dikemas terpisah, dokumen tidak ditandai dan kemasan tidak ditulisi selama dokumen berada di dalamnya, dan permintaan disertai formulir pengajuan. Bila yang tersedia hanya salinan, kirim yang kualitasnya terbaik. Bila dokumen berupa berkas digital, simpan sebagaimana diterima dan kirim lewat media atau saluran yang diminta lembaga tujuan, bukan hasil tangkapan layar yang sudah diedit. Untuk media selain kertas, baca autentikasi tulisan.
Dua Surat Pengantar untuk Satu Perjanjian Sewa
Ilustrasi hipotetis.
Sebuah perjanjian sewa tiga halaman dipersoalkan. Penyewa menyatakan tanda tangan di halaman terakhir bukan miliknya. Dua pihak berbeda mengirim dokumen yang sama dengan surat pengantar yang berbeda.
Surat pertama berbunyi kurang lebih: “Mohon dibuktikan bahwa tanda tangan ini dipalsukan oleh [nama pihak]. Kami sudah yakin dan hanya butuh pengesahan ahli. Terlampir pengakuan saksi dan catatan perilaku pihak tersebut.” Surat kedua berbunyi: “Mohon diperiksa apakah tanda tangan atas nama [nama] pada halaman 3 perjanjian terlampir konsisten dengan tujuh pembanding sezaman yang asal-usulnya dijelaskan pada lampiran. Dokumen asli disimpan sejak [tanggal] di [lokasi] dan dipegang oleh [nama]. Laporan diperlukan paling lambat [tanggal].”
Pada kedua kasus, pemeriksa memeriksa goresan di bawah mikroskop digital dan mengukur proporsinya dengan perangkat lunak. Bedanya ada pada beban yang menyertai. Pada surat pertama, pemeriksa harus bekerja dengan “kesimpulan yang diinginkan” sudah tertulis di meja, dan setiap temuan akan terasa sedang diuji terhadap harapan itu. Pada surat kedua, tidak ada beban tersebut, dan setiap langkah dapat ditelusuri ke bahan yang jelas. Hasil kedua kasus bisa sama persis. Hanya yang kedua yang mudah dipertanggungjawabkan.
Ringkasan: Apa yang Disertakan, Apa yang Dihindari
| Keterangan | Disertakan? | Alasan | Contoh isian |
| Jenis dokumen dan bagian yang dipersoalkan | Ya | Menandai wilayah pemeriksaan | “Tanda tangan di halaman 3 perjanjian sewa” |
| Tanggal dan asal dokumen | Ya | Menentukan pembanding sezaman dan asal-usul bahan | “Ditandatangani [tanggal], diperoleh dari [sumber]” |
| Riwayat pemegang | Ya | Menjelaskan perjalanan bahan | “Disimpan di [lokasi] sejak [tanggal]” |
| Kondisi dokumen | Ya | Memengaruhi apa yang bisa dinilai | “Asli, tidak dilaminasi, pernah dilipat dua” |
| Asal dan jenis pembanding | Ya | Pembanding yang tidak jelas asalnya dapat dipersoalkan | “Tujuh dokumen sezaman, lampiran 2” |
| Pertanyaan pemeriksaan | Ya | Mencegah salah arah | “Apakah konsisten dengan pembanding?” |
| Keperluan, tenggat, kontak | Ya | Menyesuaikan format dan waktu | “Untuk kepentingan persidangan, paling lambat [tanggal]” |
| Hasil yang diharapkan | Tidak | Menggiring penilaian | |
| Dugaan siapa pelakunya | Tidak | Memengaruhi pemeriksa, dan di luar bidang pemeriksaan | |
| Pengakuan, rekam jejak, atau latar belakang pihak | Tidak | Tidak relevan dengan tulisan | |
| Kesimpulan pemeriksa lain | Sebaiknya tidak, pada pemeriksaan awal | Bisa memengaruhi penilaian |
Untuk gambaran bahan per jenis kasus, baca layanan grafonomi, dan untuk gambaran tahapan pemeriksaannya, baca keaslian dokumen.
Surat Pengantar Dibaca Sebelum Dokumennya
Dalam urutan membuka berkas, hampir selalu ada satu halaman yang terbaca sebelum dokumen yang dipersoalkan: surat pengantarnya. Posisinya di depan membuatnya berpengaruh jauh melampaui panjangnya, karena kalimat pertamanya ikut menentukan bagaimana dokumen sesudahnya dilihat.
Penelitian tentang bias kontekstual menunjukkan mengapa hal ini penting. Informasi yang tidak relevan dengan pemeriksaan dapat memengaruhi kesimpulan pemeriksa, dan pelatihan yang baik saja tidak cukup melindunginya. Pengaruh semacam itu jarang terasa sebagai pengaruh. Ia terasa sebagai kesan awal yang wajar.
Karena itu, pengirim memegang peran yang sering terlewatkan. Pengelolaan informasi di dalam lembaga pemeriksa hanya bisa menyaring apa yang sudah sampai, sedangkan yang pertama menentukan apa yang sampai adalah orang yang menulis surat pengantar. Surat yang menyebut bahan secara lengkap dan tidak menyebut harapan meringankan pekerjaan itu sejak awal.
Netralitas ini juga melindungi pengirim. Laporan yang lahir dari berkas netral lebih sulit dipersoalkan dengan alasan bahwa pemeriksa sudah tahu arahnya, apa pun hasilnya dan siapa pun yang diuntungkan. Bagi pengacara, jaksa, notaris, dan penegak hukum, surat pengantar yang tertib adalah bagian dari kualitas bukti itu sendiri, bukan sekadar urusan administrasi.
Kerangka Surat Pengantar yang Siap Diisi
Pengiriman dokumen untuk uji autentikasi pada dasarnya berpegang pada dua kebiasaan: sebutkan bahan selengkap dan sejelas mungkin, dan jangan menyebut harapan. Kerangka berikut merangkum keduanya dalam satu halaman. Isian dalam kurung siku dapat diganti sesuai berkas Anda, dan bila lembaga tujuan memiliki formulir resmi, isi formulir itu lebih dulu: [PROSEDUR/FORMULIR PERMINTAAN].
Kepada Yth. [nama lembaga atau pemeriksa]
Perihal: Permintaan pemeriksaan keaslian [tanda tangan/tulisan] pada [jenis dokumen]
- Dokumen yang dipersoalkan: [jenis dokumen], [jumlah] halaman, tertanggal [tanggal tertera atau diketahui], dalam bentuk [asli/salinan/berkas digital].
- Bagian yang dipersoalkan: [tanda tangan/tulisan] atas nama [nama] pada halaman [nomor].
- Asal dan riwayat: diperoleh dari [sumber] pada [tanggal]; dipegang oleh [nama]; disimpan di [lokasi]; kondisi saat ini [misalnya tidak dilaminasi, pernah dilipat].
- Pembanding: [jumlah] dokumen, bertanggal [tanggal], jenis [tanda tangan/tulisan sambung/huruf cetak], asal [sumber], terlampir sebagai lampiran nomor [nomor].
- Pertanyaan pemeriksaan: Apakah [tanda tangan/tulisan] pada bagian di atas konsisten dengan pembanding terlampir?
- Keperluan, tenggat, dan kontak: [garis besar keperluan]; laporan diperlukan paling lambat [tanggal]; kontak [nama, telepon, surel].
Surat ini sengaja tidak memuat dugaan tentang pelaku atau hasil yang diharapkan.
Kerangka ini hanya contoh. Surat yang lengkap dan netral meringankan pekerjaan semua pihak, dan hasil yang lahir dari berkas seperti itu lebih mudah dipertanggungjawabkan.
Dokumen sudah siap dikirim?
Bekali diri dengan ebook Senjata untuk Pengacara
Klik Disini untuk mendapatkannya.
Punya dokumen yang keaslian tulisan atau tanda tangannya dipersoalkan? Hubungi kami disini untuk berkonsultasi, atau tanyakan [PROSEDUR/FORMULIR PERMINTAAN] yang berlaku.
Ingin belajar lebih lanjut? Ikuti melalui kami @grafonomi.
