Dalam setiap proses hukum atau investigasi, dokumen sering kali menjadi bukti penting yang menentukan arah penyelesaian kasus. Namun, sebelum dokumen tersebut dapat diperiksa secara ilmiah, ada tahapan krusial yang harus dipenuhi, yaitu prosedur penyerahan dokumen untuk pemeriksaan forensik, yang mencakup proses autentikasi, pencatatan rantai penguasaan (chain of custody), serta pengamanan fisik agar tidak mengalami perubahan, kerusakan, atau kontaminasi sebelum sampai di laboratorium forensik.
Tahapan ini bukan hanya soal administrasi, melainkan juga tentang keamanan, keaslian, dan legalitas bukti yang akan dianalisis.
Di lembaga pemeriksa seperti Grafonomi, setiap penyerahannya dilakukan berdasarkan protokol forensik yang ketat dan terstandarisasi, guna memastikan keabsahan, keaslian, serta integritas barang bukti sejak pertama kali diterima hingga tahap akhir pemeriksaan laboratorium. Prosedur ini mencakup pendataan, pelabelan, pengamanan fisik, dan pencatatan rantai penguasaan (chain of custody) agar setiap bukti yang diperiksa dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah maupun hukum.
Mengapa Prosedur Penyerahan Dokumen Sangat Penting
karena jika diserahkan tanpa prosedur standar berisiko mengalami:
- Kontaminasi atau perubahan bentuk, yang dapat memengaruhi hasil pemeriksaan.
- Kehilangan nilai hukum, karena rantai penguasaan (chain of custody) tidak terjaga.
- Keraguan terhadap keaslian, yang dapat melemahkan posisi bukti di pengadilan.
Langkah-Langkah Penyerahan Dokumen di Grafonomi
Prosedur penyerahan dokumen di Grafonomi dirancang secara sistematis sesuai dengan standar forensik internasional dan prinsip chain of custody (rantai penguasaan bukti), untuk memastikan keaslian serta keamanan dokumen selama proses analisis. Berikut tahapan lengkapnya:
1. Konsultasi Awal
Klien melakukan komunikasi awal dengan tim Grafonomi untuk menjelaskan kebutuhan pemeriksaan. Pada tahap ini, tim akan memverifikasi jenis kasus, tujuan pemeriksaan (hukum, audit, atau kepentingan internal), serta memberikan arahan mengenai dokumen yang perlu disiapkan.
2. Pengisian Form Permohonan Analisa
Sebelum pemeriksaan dilakukan, klien diwajibkan mengisi Form Permohonan Analisa sebagai dasar administrasi dan legalitas permintaan. Form ini berfungsi sebagai surat resmi permohonan pemeriksaan atau surat kuasa dari pihak yang berwenang.
3. Penyerahan Dokumen
Penyerahan dapat dilakukan melalui beberapa metode yang fleksibel sesuai kebutuhan klien, yaitu:
- Penyerahan langsung ke kantor dengan membawa dokumen asli dan lengkap.
- Pengiriman secara daring (online) melalui email resmi atau Google Drive yang telah disiapkan oleh tim Grafonomi.
- Pengiriman dokumen fisik melalui jasa ekspedisi, dengan jaminan bahwa asli akan dikembalikan setelah proses analisis dan laporan selesai.
Setiap dokumen yang diterima akan diverifikasi kondisi fisiknya dan dicatat dalam Berita Acara Penerimaan Dokumen (BAPD) sebagai bukti sah penerimaan.
4. Proses Analisis dan Penyusunan Laporan
Setelah dokumen diterima, tim Grafonomi akan:
- Melakukan proses perapihan dan penyaringan (filtering) dokumen,
- Melaksanakan analisis forensik menggunakan alat bantu ilmiah seperti digital microscope dan perangkat lunak analisis tanda tangan/tulisan tangan,
- Menyusun Laporan Hasil Pemeriksaan Dokumen (LHPD) yang bersifat rahasia dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.
Dokumen asli kemudian dikembalikan kepada klien beserta Berita Acara Pengembalian Dokumen, menandakan seluruh proses telah selesai secara resmi dan sesuai prosedur.
Prinsip Keamanan dan Integritas Selama Proses
Dalam setiap tahapan, Grafonomi menerapkan prinsip:
- Objectivity – Analisis dilakukan tanpa intervensi eksternal.
- Confidentiality – Seluruh informasi bersifat rahasia dan tidak dibuka kepada pihak ketiga.
- Accountability – Setiap tindakan terekam dan dapat diaudit secara internal.
Kombinasi prinsip ilmiah dan etika profesional inilah yang membuat hasil pemeriksaan Grafonomi memiliki nilai pembuktian tinggi di mata hukum.
Dokumen yang Umumnya Diserahkan untuk Pemeriksaan
Dalam proses analisis forensik di Grafonomi, setiap klien diwajibkan menyerahkan secara lengkap agar pemeriksaan dapat dilakukan secara akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Dokumen yang biasanya diserahkan meliputi:
- Dokumen yang Akan Diuji (Q – Questioned Document)
Dokumen yang mengandung tanda tangan atau tulisan yang akan diperiksa keasliannya.
Disarankan memiliki kualitas visual yang tajam agar proses analisis dapat berjalan optimal. - Dokumen Pembanding (K – Known Document)
Dokumen referensi yang berisi tanda tangan atau tulisan asli dari individu yang bersangkutan.
Idealnya, jumlah dokumen pembanding sebanyak 10–15 contoh, dengan rentang waktu maksimal 6 tahun (3 tahun sebelum dan 3 tahun sesudah yang diuji) untuk memastikan kesesuaian karakter tulisan. - Form Permohonan Analisa
Formulir resmi yang telah diisi oleh klien sebagai dasar administrasi dan legalitas pemeriksaan. - Informasi Tambahan Mengenai Dokumen
Meliputi rincian penting seperti:Baca juga:- Jumlah tanda tangan yang akan diuji,
- Bentuk yang dikirim (scan, fotokopi, atau asli),
- Informasi umum terkait kasus atau latar belakang pemeriksaan.
Setiap dokumen akan diperiksa sesuai dengan prosedur standar forensik dokumen, memastikan bahwa hasil analisis yang diberikan bersifat objektif, valid, dan dapat digunakan sebagai bahan pembuktian hukum.
Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Menyerahkan Dokumen
Agar hasil pemeriksaan forensik berjalan optimal dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum, klien perlu memperhatikan kualitas serta kelengkapan yang diserahkan. Beberapa kesalahan yang sering terjadi dan harus dihindari antara lain:
- Kualitas Dokumen Uji (Q) atau Pembanding (K) Buruk
Dokumen yang buram, tidak tajam, atau hasil pemindaian (scan) berkualitas rendah akan menyulitkan proses analisis forensik dan berpotensi menurunkan akurasi hasil. - Jumlah Dokumen Pembanding Tidak Memadai
Mengirimkan dokumen pembanding dalam jumlah yang terlalu sedikit (misalnya hanya 1–2 dokumen) tidak cukup untuk memberikan dasar analisis yang valid. Idealnya diserahkan 10–15 dokumen pembanding agar hasil lebih representatif. - Rentang Tahun Dokumen Pembanding Terlalu Jauh
Dokumen pembanding yang memiliki jarak tahun terlalu jauh dari dokumen yang diuji dapat menyebabkan perbedaan alami dalam gaya tulisan, sehingga hasil pemeriksaan menjadi kurang relevan.
Disarankan rentang waktu maksimal 3 tahun sebelum dan 3 tahun sesudah dokumen yang diuji.
Dengan menghindari kesalahan tersebut, proses analisis dapat berjalan lebih efisien, hasil pemeriksaan lebih akurat, serta memperkuat nilai pembuktian dalam proses hukum maupun audit internal.
Kesimpulan
Prosedur penyerahan dokumen bukan sekadar proses administratif, melainkan langkah awal untuk menjaga integritas dan keabsahan bukti hukum.
Melalui sistem kerja yang transparan, keamanan berlapis, dan prinsip profesionalisme, Grafonomi memastikan setiap dokumen yang diperiksa tetap asli, aman, dan sah secara hukum.
📑 Serahkan dokumen Anda melalui prosedur resmi yang terjamin keamanan dan kredibilitasnya. Grafonomi siap membantu memastikan keaslian dan integritas bukti Anda.
